La
planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales
puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el
desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo
claro de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en
los presupuestos.
Estos
presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control durante
todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente
al desempeño planeado y presupuestado, hace que se aplique una acción
correctiva.
Desde un
punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres
grandes etapas:
• Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de
trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación
temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y
evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
• Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades
que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la
obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas
específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los
recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo
de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente
bien conocida por los técnicos en la materia.
• Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo
proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en
la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema
desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las
especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante
no sólo por representar la culminación de la operación sino por las
dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y
provocando retrasos y costes imprevistos.
A estas tres
grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en
las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que
definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del
proyecto:
• Fase
de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y
de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto
implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del
mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto
y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso
del mismo se fraguan principalmente en estas fases preparatorias que, junto con
una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar,
deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
• Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando
cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas
que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a
los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su
trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Si una
organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La
planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la
organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la
planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la
planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere
que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo
continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada
periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y
externos y los eventos.
